Adı üstünde, bir ton bilgi işte…

Batı dünyasında, özellikle iş çevrelerinde en popüler kavramlardan biri bugünlerde “multi-tasking”. Bu kavramın tam bir Türkçe karşılığı henüz yok (ya da benim kulağıma gelmedi), ama kısaca işinizde birden fazla görevi aynı anda yürütmeye ve tamamlamaya çalışmak olarak tanımlanabilir. Bugünün iş ortamında, yaptığınız işlerden etkili sonuç alabilmeniz için en önemli faktörlerden biri, hiç kuşkusuz, her gün önünüze yığılan bir ton bilgiyi ve tamamlamanız gereken düzinelerce, küçüklü büyüklü onlarca işi nasıl idare ettiğiniz, bu işlerin içinden çıkmak için kullandığınız yöntemlerin gerçekten etkin ve yararlı olup olmadığı… Bu sebepten dolayı, işinizi daha iyi yönetebilmeniz ve zamandan tasarruf edebilmeniz için en etkili on yöntemi bir araya getirmeye çalıştım: 

1. İş e-mailinize gelen mailleri bekletmeyin, yapılması gerekeni -en azından- başlatmaya çalışın.

Size ulaşan bilgiyi en hızlı bir biçimde değerlendirmek ve harekete geçmek artık en önemli meziyetlerden biri olarak kabul ediliyor. E-maillerinizi klasörlerde toplayın ve yeni gelen e-mail’i ilgili klasöre yerleştirin. Eğer e-mailde bir şey yapmanıyz isteniyorsa, bunu hemen “yapılacaklar liste”nize kaydedin. Eğer katılmanız gereken bir toplantıyı haber veriyorsa, bu toplantıyı takviminize bir an önce işlemeyi ihmal etmeyin. Kısacası, bir e-maili okur okumaz onunla ilgili bir adım atın, harekete geçin. 

2. Aynı anda birden fazla işi tamamlamaya çalışmanın “kötü” bir alışkanlık olduğunu kendinize kabul ettirin.

Birden fazla şeyle aynı anda uğraşmanın (bunu başarabilseler de başaramasalar da) herkes için geçerli tek bir sonucu vardır: Soz konusu işlerdeki verimliliğinizi düşürür. Bu durum, genç ya da yaşlı, her çalışan için böyledir. Bu yuzden bu durumdan mümkün olduğunca kaçınmaya çalışın. Bunu kendinize bir ilke olarak edinmeye gayret gösterin. 

3. Yapmanız gereken en önemli işi en önce bitirin.

Sabah işe gittiğinizde, hiçbir işe başlamadan, hatta mail kutunuza bile bakmadan önce, o gün yapmanız gereken iş üzerinde bir saat çalışmayı alışkanlık haline getirin. O işi bir saatte tamamlayamasanız dahi, daha sonra o işe geri dönmek ve kaldığınız yerden devam etmek size çok daha kolay gelecektir. Ancak, bu gerçekten disiplin gerektiren bir görev anlayışı gerektirir, sonradan söylemedi demeyin. 

4. E-maillerinizi sürekli değil, belirli aralıklarla kontrol edin.

Düşündüğünüzün aksine, bir e-maile size ulaşır ulaşmaz cevap yazmak efektif ve karşı  tarafça o kadar da beklenilen bir davranış biçimi değildir. Size maili gönderen insan, gönderdiği e-mail’in belirli ve az çok tahmin edebildiği bir zaman dilimi içerisinde cevaplanacağını bilmek ister, o kadar (ve de elbette ki acil bir durum olduğunda size nasıl ulaşabileceklerini de bılmek isterler). Bu yüzden size gelen mailleri günde iki ya da üç seferde toplu olarak yanıtlayabilirsiniz. 

5. Sürekli ziyaret ettiğiniz (iş ya da kişisel sebepler ile) internet sitelerini organize etmeniz, bunun için kurulmuş bazı internet sitelerini kullanmanız size oldukça zaman kazandıracaktır.

6. Günün hangi saatlerinin sizin için en verimli saatler olduğunu bilin.

En onemli işlerinizi o zaman dilimlerine denk getirmeye ve o zamanlar içerisinde tamamlamaya özen gösterin. 

7. Verimliliğinizi arttırmak amacıyla yapabileceğiniz şeylerden biri de, bilgisayarınızın ve kullandığınız sistemin kısayollarını öğrenmeye ve bunları uygulamaya ozen göstermeniz olabilir.

8. Zor olan bir işe başlamaktır, onu bitirmek değil.

Bu yüzden bir işe başlamanızı sizin için kolaylaştıracak yontemler bulmaya ve onları geliştirmeye çalışın. Onemli ve büyük bir projeyi bolümlere ayırmak, her bölümü tek başına ayrı bir proje olarak görmeye başlamak bunun için yararlı bir metod olabilir. 

9. Her gün için “yapılacaklar listesi”ni güncelleyin.

Bunu her gün bir deftere yapılması gereken işleri yazarak da gerçekleştirebilirsiniz, bilgisayar ortamında çalışan programlar yardımıyla da…

10. Yavaş olacak kadar cesur olun.

 Zamanını iyi yöneten bir kişi, yapılacak işleri, ondan daha hızlı birine göre daha çabuk bitirebilir ve bu muhtemelen genelde böyle olmaktadır; bunu aklınızdan çıkarmayın. Orneğin, sizin için gerçekten onemli bir işi yaparken gelen e-maillere cevap vermemeniz ya da daha sonra cevap vermeniz size pek bir şey kaybettirmeyebilir. Onemli olan, işleri öncelik sırasına doğru olarak koyabilmek ve tamamlanmalarını sağlayabilmektir.